Semana 8: Conferencia de prensa

La Conferencia de Prensa

La conferencia de prensa es una actividad periodística organizada por una institución con el propósito de dar a conocer una noticia, presentar un personaje o bien dar a conocer el lanzamiento de un producto. La invitación debe reflejar la información más importante. Hoy en día se realiza de manera electrónica. Siempre hay que recordar que no se debe brindar mucha información y se debe dar todos los detalles como el lugar, la fecha y la hora a realizarse la actividad. A la hora de programar la conferencia hay que cerciorase de que no haya nada importante ese día. Otro aspecto es que no debe organizarse los días miércoles o viernes. el miércoles es porque está la reunión del consejo de gobierno vigente. Sin embargo, si es muy noticioso, esta regla suele romperse. Normalmente la conferencia es mejor hacerse por la mañana. También hay que considerar el cierre por la tarde, como entre las 3 a las 5 de la tarde es un buen momento para realizarla. Como toda entrevista, siempre se dice que una hora es suficiente.

Existen tareas antes de la conferencia de prensa:

• Decidir qué tipo de información se le dará a la prensa (fotos, grabaciones en video)
• Describir las notas de prensa  
• Decidir la locación, el lugar y contratar la comida. Normalmente son 3 bocadillos y una bebida fría
• Recaudar dinero para realizar la charla
• Enviar información a toda la prensa y confirmar su recepción
• Contratar un fotógrafo
• Elaborar los dossier de prensa
• Tener cuidado de apartar los lugares de estacionamiento porque pueden necesitar un sitio cercano para cableados

Tarea durante la conferencia de prensa:

• Estar por lo menos dos horas antes de la actividad.
• Colocar varios banners
• Tomar fotografías
• Entregar los dossier
• Colocar agua en la mesa principal y los identificadores de nombres
• Probar el sonido y las conexiones
• Saber con tiempo si se realizarán exposiciones para el uso de ayuda técnica
• Tiene que haber un maestro de ceremonias para guiar la actividad
• Hacer contactos para entrevistas posteriores

Tareas para después de la conferencia:

• Quedarse en conferencia hasta después de concluida
• Tiene que haber alguien que se quede para desconectar el equipo, para pagarle al fotógrafo, para recoger todo.
• Enviar nota electrónica a la prensa que asistió y a la que faltó
• Enviar 1 o 2 fotos a la prensa
• Monitorear publicaciones
• Enviar reporte al cliente 

Tips para una conferencia exitosa:

1. Siempre tener algún bocadillo
2. seleccionar un buen lugar como locación
3. asegurar los espacios
4. Todas las presentaciones deben estar en una solo computadora
5. Preparar micrófonos y audio
6. Preparar el dossier de prensa con tiempo